Mag je een kopie maken van een identiteitsbewijs?
Doe de quiz en test je kennis!
Mag je van een rijbewijs van een klant een kopie maken voor een proefrit met een auto?
Nee, voor een proefrit mag je geen kopie maken van het ID-bewijs.
Mag je een kopie maken voor een autoverkoop of het overschrijven van een kenteken op naam?
Nee, hiervoor mag je geen kopie maken van het identiteitsbewijs.
Mag je een kopie maken van het identiteitskaart van een klant als hij de rekening niet contant kan afrekenen en op rekening wil kopen?
Nee, hiervoor mag je geen kopie maken.
Mag je een kopie maken van om een auto financiering of lease contract op te stellen?
Nee, ook hiervoor mag je geen kopie maken van het identiteitsbewijs.
Mag je voor het verhuren van een auto een kopie maken van het rijbewijs als je de pasfoto afdekt?
Ja, je mag als je ELENA gebruikt een kopie maken van het identiteitsbewijs zolang je de bijzondere persoonsgegevens afdekt.
De wet rondom de persoonsgegevens heb je zeker al vaker in het nieuws langs zien komen. En de regels blijken vrij onduidelijk bij zowel de bedrijven als de consumenten. Door de media aandacht is een klant ook vaak terughoudender als het om het afgeven van hun ID-bewijs gaat. Wij zetten de regels voor jou op een rij:
Vaak word er tussen de klant en garages een overeenkomst gesloten. Het voldoet meestal het identiteitsbewijs te bekijken en te controleren of het geldig en echt is, maar te vaak word er nog een kopie of scan van gemaakt. Volgens de nieuwe wet ter bescherming van de persoonsgegevens mag dit echter niet.
Wat wel en wat niet is toegestaan
In principe is het kopiëren of scannen van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs wettelijk niet toegestaan. Controleren van een ID mag wel. Je mag een klant vragen om het ID-bewijs te bekijken. Vervolgens mag je controleren of dit bewijs geldig is (via betaalde systemen), of de klant oud genoeg is en of hij beschikt over het juiste rijbewijs.
De uitzondering op de regel
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een uitzondering gemaakt voor een paar branches waaronder BOVAG-Verhuurbedrijven. Zij werken namelijk met ELENA, een landelijke waarschuwingssysteem om diefstal en verduistering te bestrijden. ELENA gebruikers mogen een kopie maken van een identiteitsdocument van hun klant. Er gelden wel onderstaande voorwaarden:
Voordat je een kopie maakt van het identiteitsbewijs, ga dan eerst na of het noodzakelijk is. Mits je een kopie maakt van het ID-bewijs mag je deze niet langer bewaren dan noodzakelijk is om aangifte te doen bij vermoedelijke verduistering of diefstal. Als de huurder de auto veilig heeft geretourneerd, moet je de kopie teruggeven of vernietigen.
Identiteitsbewijzen bevatten meerdere soorten Persoonsgegevens:
- Gewone persoonsgegevens: Hieronder vallen onder andere de naam, het adres en de woonplaats.
- Bijzondere persoonsgegevens: Hieronder vallen onder andere de pasfoto en de het Burgerservicenummer. Deze gegevens kunnen iets zeggen over de nationaliteit, het geloof of de gezondheid van de persoon in kwestie.
Wat mag je als ELENA-gebruiker vastleggen
Het is in principe verboden om de bijzondere persoonsgegevens te bewaren en vast te leggen. Dat betekent dat als je een kopie maakt van het identiteitsbewijs, de pasfoto en het Burgerservicenummer moeten worden afgeschermd. Tenzij dat jouw klant jou expliciet en uitdrukkelijk toestemming geeft voor het maken van een kopie inclusief pasfoto en Burgerservicenummer.
Persoonsgegevens van medewerkers
Een kopie van het ID-bewijs maken van een medewerker voor het personeelsarchief mag wel.
TIP: Laat de klant schriftelijk toestemming geven voor het kopiëren. Jij dient jouw klant vooraf wel zelf erop te wijzen dat hij het Burgerservicenummer en/of de pasfoto zelf mag afschermen.